Zaman Yönetimi
Yaşamımızda “Sınavı zamanında bitiremedim.”, “Uçağa geç kaldım.”, “Sipariş, saatinde yerine ulaşmadı.” ve bunun gibi cümleleri çok sık duyar veya kullanırız. Zaman gerçekten de deyişteki gibi su gibi akıp geçiyor ve biz de ona yetişmeye, onun hızına uyum sağlamaya çalışıyoruz.
Aslında zaman, hepimizin bildiği gibi, süreklilik arz eden, başı ve sonu olmayan ve bildiğimiz dünyanın içinde gerçekleştiği, aktığı bir olgudur. Biz insanlar her şeyi olduğu gibi bu sürekli ortamı da kontrol altına almak için onu yıllar, saatler, saniyeler gibi ölçütlerle kesikli hale getirmeye çalışmışız. Dolayısıyla başı ve sonu varmış gibi algılayınca bu sonsuzluğun sanki emrimize girdiğini düşünmüşüz. Halbuki ne kadar küçük parçalara ayırsak da ve kontrol edebileceğimizi zannetsek de gerçekte zaman bizden bağımsızdır ve maalesef herkes için ortak bir özelliğe sahiptir: tükenir! Dolayısıyla hepimiz açısından en kıymetli şeydir. Ertesi güne devredilemeyen bir 24 saat söz konusudur ve önemli olan nokta bu 24 saatin kendimiz ve çevremiz için iyiye kullanılıp kullanılmadığıdır.
Yüzyıllardır insanoğlunun en önemli servetlerinden biri olan zamanın iyi değerlendirmesi ve hayatta büyük kazanımlara olanak vermesi ise zaman yönetimi kavramına bağlıdır.
Zaman yönetimi, bize zamanımızı belirli etkinlikler arasında nasıl organize edeceğimizi, paylaştıracağımızı ve planlayacağımızı belirtir. Zamanın iyi yönetilmesi ile ilgili yönetim teknikleri yıllar içinde, zaman bilincinin artmasına ve ihtiyaçlara bağlı olarak ortaya çıkmıştır. Zaman yönetimiyle ilgili belli başlı üç teknikten bahsetmek gerekir ki bu teknikler günümüz koşullarında zaman yönetiminin uygulanmasında en çok bilinenlerdir.
Bunlardan biri olan “Pomodoro Tekniği”, İtalyan Francesco Cirillo tarafından mutfaklarda zaman ölçmeye yarayan domates şeklindeki zamanlayıcıdan esinlenerek isimlendirilmiştir. Türkçe anlamı domates olan Pomodoro Tekniği’nde, çalışma süresini belirli zaman aralıklarına bölmenin ve aradaki kısa zamanlarda mola vererek çalışmanın, aralıksız çalışmanın yarattığı motivasyon eksikliğini engelleyeceği düşünülmektedir. Çalışma sürelerinin 25 dakikalık periyotlar ve ardından verilen 5 dakikalık molalarla düzenlenmesi “1 Pomodoro” olarak tanımlanır. Bu teknikte uzun bir mola ise ancak “4 Pomodoro” tamamlandıktan sonra yapılabilir. Dinlenme süresini kısa tutmak fakat sık tekrarlamak hem motivasyonu artıracak hem de yapılan işe en yüksek seviyede odaklanmayı sağlayacaktır.
İkinci teknik “Eisenhower Matrisi”dir. Bu tekniğin isim babası, iki dönem boyunca ABD’de başkanlık yapmış olan D.D. Eisenhower’dır. Bu teknikte ise bir koordinat sistemi 4 parçaya bölünür. Yapılması gereken işler; Önemli, Önemli Değil ve Acil, Acil Değil şeklinde kategorize edilir. Bu sistem sayesinde bir öncelik sırası belirlenir ve buna bağlı olarak zaman düzgün ve dikkatli kullanılır.
- Önemli ve Acil işler; hemen yapılması gereken işler ve görevlerdir.
- Önemli ama Acil Değil işler; önemli olan fakat zaman içinde yapılması ya da karar verilebilmesi mümkün iş ve görevlerdir.
- Önemli Değil ama Acil işler; bu iş ve görevler devredilebilir. Yapılması gerekli fakat başkaları tarafından yapılabilir işlerdir.
- Ne Önemli Ne De Acil işler; bunların yapılması zorunlu değildir ve ivedilik gerektirmez. Bu işler daha önemli işler bittiğinde yapılabilir.
Bu teknik özellikle iş planlamalarında ve kişisel hayat planlamalarında sık kullanılır ve çok etkilidir. Söz konusu öncelik matrisi aşağıdaki gibidir.
Üçüncü teknik ise “Kanban Tekniği”dir. 1940’larda Toyota fabrikasında çalışan, Taichii Ohno tarafından hayata geçirilmiştir ve Japonca’da tablo ya da tahta anlamına gelmektedir. O dönemde fabrikalarda verimliliği artırmak ve iş akışını kolaylaştırmak amacıyla uygulanan bu sistem günümüzde işletmelerde ve kişisel zaman yönetiminde kullanılmaktadır. Bu teknikte işler; yapılacaklar, yapımı devam edenler ve tamamlananlar şeklinde bölümlendirilerek bir yüzey üzerinde görsel hale getirilir ve sınırlandırılır.
“Yapacağım, Yapıyorum, Yaptım” şeklinde verilen sıralamada ilk bölümde yapılacak işler sıralanır. İkinci bölüm, henüz tamamlanmamış ve devam eden işleri kapsar. Üçüncü ve son bölüm ise bitirilmiş işler ile ilgilidir. Bu aynı zamanda diğer işlerin bitirilmesi için bize motivasyon sağlar.
Zaman... Şu an için bilinen, bilimin sınırlarıyla kontrol edemediğimiz bir olgu. Ama bu, yaşamımızı yine de ona uyduramayacağımız ve ondan faydalanamayacağımız anlamına gelmiyor. Doğru işleri, doğru zamanda ve arzu edilen sürede yapmak hem bize yaşamak için zaman açar hem de başarıyı beraberinde getirir. Sonuçta sadece biz, kendimizi ve zamanımızı nasıl kullanacağımıza karar verebilir ve yönetebiliriz. Yani zaman yönetimi ile kendimizi özgürleştirir ya da bilerek ve isteyerek zamanımızın yönetimini farklı ellere bırakırız. Shakespeare’in dediği gibi “Zamanımı kullanmasını bilemedim, şimdi o beni kullanıyor.”
